◾️質問です。
あなたの現場では、
委員会やプロジェクトで、
１つのことを決めるのに、
どれくらいの時間をかけているでしょうか？
例えば、今月の会議では
「今、このような問題が発生しており、
相当なロスが生じています。
そこで、
対応策を調べて、
これというものを
来月、提案させていただきたく思いますが
よろしいでしょうか？」
もし、
問題提起に続けて対応策の提案をすれば
拙速な印象をもたらしてしまうでしょう。
承認を得て、翌月
「先月ご相談させていただいた通り、
対応策を提案させていただきます。
このような施策でいかがでしょうか？」
みんなが大賛成ということがなければ、
「では、来月までにご検討いただき、
特段、異論がなければ
進めさせていただきたく思います」
となります。
そして、翌月、
「この方向でよろしいでしょうか？」
と確認し、反対がなければ、
「では、来週から各部署に説明して、
実装してまいります」
という流れ。
みなさんの現場でも、
決して珍しくない運びではないでしょうか？
しかし、
このような流れですと、
最初の提案から、現場での実装まで、
実に2ヶ月強（約70日）かかっています。
この時代で70日も経てば、
状況がさらに
変わってしまっているかも知れません。
ズバリ、
このスピード感では、
これからは時間の速さに着いてゆけません。
◾️内容によっては、
現場で、すぐに決めてしまった方が
良いこともたくさんあります。
小さな課題ほど、
その場にいる人たちで、
答案を出し、
決めてしまって良いでしょう。
そして、そんな小さな課題ほど、
日常の中に無数にあるのです。
例えば、
「今日、こんなことがあって…」
「それ、先週もあった！」
「じゃ、変えちゃいます？」
「いいですね！」
と、こんなふうに、
即時解決してしまうことを、
ZAPと言います。
あなたの組織の、各部署では、
日常的にZAPが起きているでしょうか？
これからは、
何かを決めるのに、
70日も待っている時間はありません。
というのも、
もしかしたら、
あなたの近隣の同業他社・他施設は、
すでに
日々、ZAPを生み出し、
70倍速で
進化しているかもしれないからです。
あなたの組織で
70日かけて決めていることを、
お隣では、
その日に結論を出して
行動に移しているかもしれないのです。
◾️というわけで、
これからは、
つねに、頻繁にZAPが生まれている
Zapfulな組織体質にしてゆく
必要があるでしょう。
そのために早く行なった方が良いことを
紹介しましょう。
それは、
会議室のWifi（通信環境）を整える
ということです。
もちろん、これ以外にも
とっておきのポイントがあり、
挙げたらキリがありませんが、
今回は、まずこれから。
いまの時代は、
会議には、
ノートパソコンやタブレット、
スマートフォンを手にして集まれば、
その場で、
必要な情報がいくらでも手に入り、
議題を先送りしなくて済むからです。
例えば、
厚労省の発表しているデータが欲しいとき、
どうしても検索上位に出てくるのは
最も閲覧された前年度のデータです。
しかし、AIを使えば、
つい先週発表された最新データを
瞬時に呼び出すことができます。
その他、
「その数値、
うちの県と隣の県で比較したデータは？」
とか
「アメリカでのその数値は？」
といったデータもすぐに得られます。
「昨年のあのイベント、
今年はもっと成功させたい。
そのためのグッドアイディアは？」
もAIが提案してくれます。
「その件は
担当者に確認しなければわからない」
というようなことも、
「では、いま連絡してみよう」
ということができるでしょう。
支障なければ電話をかけても良いし、
難しければ、
社内のLINEを送れば、
数分後には回答が来ることも可能です。
グループ内の他の施設や
東京と北海道や九州の現場同士を
インターネットで繋ぎ、
リアルタイムで相談することもできます。
「現地の様子がわからない」
ならば、
現地の職員とFaceTime（スマートフォンで
利用できるテレビ電話）で繋げば、
たったいまの現場の状況が
映像で流れてきます。
「現地の近隣住民の声を知りたい」
ならば、
そのFaceTimeをつないだまま、
現地の職員が近隣住民に
インタビューすることができます。
あるいは、
会議室のあなた自身が、
FaceTimeを介して、
現地の近隣住民と直接会話することも
もちろんできます。
◾️この状況で、
いったい、何を
先送りできるというのでしょうか？
情報は手に入り、
確認でき、
会議出席者以外の意見を聞くこともでき、
ZAP（即時解決）できない理由が
もはやありません。
医療機関であれば、
医師の先生方が、
この会議のようなスピード感で
外部と繋いで研究する上でも、
会議室の通信環境を高めておくことは、
極めて重要でしょう。
◾️ただし、施設・設備・備品だけ
グレードアップしても、
それを使う人間が
スローテンポであれば、
まったく意味がありません。
なので、
もっと重要なのは、
職員の方々に
「ZAPが当たり前」
という感覚になってもらうことです。
「気になることはいうのが当たり前」
「聴いたら意見をいうのが当たり前」
「必要ならすぐ調べるのが当たり前」
「情報を出し合いすぐ決めるのが当たり前」
「やってみダメならやめれば良い」
「言ってみてダメなら次を考える」
「いまや、何もしないのが最大のリスク」
「前例踏襲は、思考停止。恥ずかしい」
…そんな組織文化をつくりましょう。
とは言うものの、
「どうすればよいか、わからない」
と感じる人もいるかもしれません。
そのための最もシンプルで
すぐに始められる方法が
１日５分のミーティング「HIT-Bit」
です。
毎日、
「何か気になることがあれば言おう」
「思うことがあれば言おう」
「変えたいことがあれば言おう」
「知らせたいことがあれば言おう」
と、話す機会が巡ってくるのです。
日々、何もないはずがありません。
小さなことでも、
変えた方が良いことは
いくらでもあります。
こうして、
「改善することが当たり前」
の組織文化を
意図的・作為的・組織的・計画的・戦略的に
作ってゆく、それがHIT-Bitです。
◾️Zapfulな組織を作るための方法は、
他にも、
いくらでもありますが、
それはまた別の機会にお伝えします。
ともあれ、
あなたの隣の病院では、
すでに、毎日、大小さまざまなZAPが
生み出されているかもしれません。
あなたの現場で
提案から実装まで70日かかっていることを
隣の病院では、
会議のその場で決定して、
70倍速で進めているかも知れません。
この、隣の病院との差が、
何年後に、
どれくらい大きな違いになっているか？
考えただけでも恐ろしいことです。